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ERP软件如何帮助您的企业实现GDPR合规

当我们到达2017年底时，希望你能很好地意识到英国脱欧与否，欧盟新的通用数据保护条例(GDPR)将于2018年5月25日在英国适用。这些规定是20多年来对现有个人信息保护规则进行的最大改革，未能遵守规定或被认定犯有数据泄露罪的企业将面临巨额处罚。雷竞技投注方法

英国信息专员办公室(ICO)将有权对企业处以最高2%的全球营业额或2000万欧元的罚款。根据NCC集团的分析，如果当时GDPR法规已经到位，2016年ICO对英国公司的罚款将是6900万英镑，而不是880500英镑。

GDPR的一个关键方面是“设计隐私”和“默认隐私”。从本质上讲，公司现在将有义务在所有项目的设计阶段考虑数据隐私，以及相关数据处理的生命周期。

在本文中，我们将探讨在Anagram Systems的Encore等ERP系统中集中公司持有的有关联系人的个人数据可以帮助企业实现GDPR合规的多种方法。如果您是GDPR的新手，我们建议您访问ICO的网站并阅读有关该主题的政策指导文件。

有效的资料保安管理

首先，需要强调的是，GDPR合规本质上不是一个it或软件项目，而是一个更广泛的东西——一个要求企业仔细考虑数据管理、政策和流程的法律商业制度。雷竞技投注方法没有一个单一的软件可以使企业符合GDPR，然而，操作人员使用系统访问和管理数据的方式可以帮助组织制定其内部政策并实现其合规目标。

在GDPR成为法律之前制定内部数据安全策略的重要性怎么强调都不为过。除了任命专门的数据保护官外，企业还必须记录其持有的个人数据、来源、持有时间以及共享方式。雷竞技投注方法为了实现这一目标，许多公司将需要组织信息审计。

很大比例的企业依赖于多个系统和电子表格来管雷竞技投注方法理联系人的个人数据。系统数量越多，管理信息审计就越困难。使用多个系统也增加了数据泄露的风险。

例如，如果销售人员使用存储了客户数据的智能手机，而该设备被留在火车上，这可能构成违规行为。同样，如果会计部门使用的包含供应商信息的电子表格的记忆棒丢失，这也属于侵权。如果营销部门未能更新联系人记录，或者在个人要求删除联系人记录时将其完全删除，这也将违反新规定。ICO的网站会为你提供更多的例子。

为了更容易地管理审计，并规范组织内的数据使用，实施像Encore这样的单一ERP系统来存储敏感信息，可以帮助减轻使用多个应用程序带来的风险，从而降低发生数据侵权的可能性。

管理人员可以更容易地查看和控制企业中谁可以使用单个系统访问数据。例如，Encore包括数据访问管理功能，可确保数据用户不会未经授权访问与其角色无关的信息。如果数据存储在不同设备上的多个存储库中，则很难看到谁在访问数据，其中一些存储库可能对业务管理团队来说是不可见的。

简而言之，公司拥有的数据源数量越少，就越容易遵守GDPR。

管理同意和“被遗忘的权利”

新法规最重要的一个方面是同意问题，以及它对市场营销的影响。雷竞技投注方法现在，企业为了销售和营销目的联系个人必须获得明确同意。公司还必须在被要求时删除联系人的信息。条例规定，撤销同意必须和给予同意一样容易。这被称为“被遗忘的权利”。

同意通知需要用通俗易懂的英语书写，并明确说明如何使用联系人的详细信息。依靠联系人取消复选框来同意或不同意条款和条件的通知是不允许的，包含容易被忽视的小字的协议也是不允许的。

此外，企业必须能够证明——如果受到质疑的话——联系人已经同意被联系。许多企业将雷竞技投注方法需要修改其网站上显示的同意声明以及用于收集数据的任何表格。

Encore包括专门的客户关系管理(CRM)功能，用于管理联系记录和历史，使用户能够维护所有联系接触点的审计跟踪，包括电子邮件通信以及电话和会议的详细信息。同意通知可以从公司网站下载到系统中。扫描的纸质表格可以上传到Encore并存储在联系记录中。

类似地，所有通信的详细信息都与发送到的个人的详细信息一起存储，从而增加了额外的治理层和可追溯性。

根据GDPR，所有侵权行为都需要在发生后72小时内向ICO报告。通过使用Encore作为所有联系信息(包括同意通知)的单一中央存储库，公司可以非常快速地访问并提供ICO要求的任何信息。

在安全的环境中保护数据

硬件也是实现GDPR合规性的一个考虑因素。如果一家公司仍在使用即将寿终正尽的计算机操作系统和服务器基础设施，那么它将面临不受支持的高风险。

对于硬件和软件供应商来说，支持当前产品是唯一可行的，而对旧的遗留产品的支持几乎总是被取消。这意味着供应商停止发布补丁和更新，以确保其技术的安全。

如果软件系统托管在不受支持的服务器上，则容易受到攻击。如果软件和数据因此受到损害，ICO很可能会认定一家公司有过失，并处以罚款。

雷竞技投注方法因此，企业需要确保他们的硬件适合用途，并得到其内部IT人员或第三方支持提供商的适当支持。
另一种选择——对于许多小型企业来说可能更实用和负担得起——是迁移到云，以确保软件系统和数据在经过专业认可和认证的专用数据中心进行维护。雷竞技投注方法许多软件开发商——比如Anagram Systems——能够为他们的软件提供安全的托管设施。

GDPR是一个商业机会

尽管实现GDPR合规似乎很繁重，但这实际上是企业重新思考与潜在客户和客户互动方式的机会。雷竞技投注方法正如直销协会(DMA)最近所说:

“英国企雷竞技投注方法业应该利用GDPR作为催化剂，将其业务转变为以人为本的业务。他们应该将GDPR框架作为与客户建立真实透明关系的基础。”

在许多情况下，更好的数据治理还将帮助企业提高对其前景和客户的了解。雷竞技投注方法在这方面，GDPR应该被视为改善数据驱动营销的商业机会。

ICO网站地址为:https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/

税务数字化-摘要

2017年7月13日，政府宣布，对于营业额超过增值税门槛(目前为85,000英镑)的企业，将于2019年4月开始实施增值税数字化，而所有其他企业将至少推迟到2020年。雷竞技投注方法

根据建议的时间表:

•只有营业额超雷竞技投注方法过增值税门槛的企业才需要保留数字记录，并且从2019年开始，最初仅用于增值税目的

•至雷竞技投注方法少在2020年之前，企业不会被要求保留数字记录，也不会被要求每季度向HMRC更新其他税种

这意味着营业额低于增值税门槛的企雷竞技投注方法业和房东将能够选择何时转移到新的数字系统。

由于HMRC已经要求每季度申报，在这个初始阶段，没有任何企业需要比现在更定期地向他们提供信息。

在被要求雷竞技投注方法保留其他税收的数字记录之前，所有企业和房东将至少有两年的时间来适应这些变化。

英国税务与海关总署已经开始试行税务数字化服务，并将继续这样做，在各种企业中测试这项服务。雷竞技投注方法

英国税务与海关总署将在今年年底前开始试行增值税数字化税收(MTDfB)，从小规模的私人测试开始，雷竞技投注方法然后在2018年春季开始进行更广泛的现场试点。在任何企业被授权使用HMRC的新系统之前，这将允许进行一年多的测试。雷竞技投注方法

税务数字化和返场

作为商业应用软件开发协会(BASDA)的成员，我们正在密切关注所有MTD的发展，以确保一旦该服务推出，Encore将使我们的客户能够以所需的格式向HMRC提交信息。

如果您有任何问题，请与我们联系。

木材贸易杂志文章-技术的变革力量

木材行业杂志

我们最近受邀为《木材贸易杂志》撰写了一篇关于技术变革力量的文章。这篇文章关注的是使小型企业(在本例中是木材商)能够与大得多的竞争对手竞争的技术。

近年来，建立一个配备购物车功能的网站的成本有所下降，整合前台和后台办公系统(如CRM和ERP软件)的价格也有所下降。一些网络平台，如Magento的社区版是免费的……小型企业比以往任何时候都更容易接触电子商务。

智能手机的普遍使用也改变了人们在购买之前如何研究产品的游戏规则，这也在文章中有所涉及。点击在这里阅读全文。

新船艇业务文章

我们非常高兴《划船商业》杂志发表了一篇关于我们的文章，其中谈到了我们的客户之一——诺福克海事公司——通过使用Encore所带来的商业利益。

阅读文章，请点击在这里：

如果您想阅读更详细的案例研究，请发送电子邮件至:nick.hardy@raybet网页anagramsystems.co.uk

你的企业需要ERP软件的六大迹象

随着业务的发展，管理工作量的增加是不可避免的。除非及早实现管理事务和信息的适当流程，否则人员将面临不堪重负的风险。因此，裂缝可能会出现，尽管每个人都有最好的意图，但企业可能会受到影响;这是一句古老的格言:一家快速成长的公司会成为自身成功的牺牲品。

如今，大多数公司将投资于会计软件，将耗时的手工财务管理自动化，使用这些系统和电子表格来管理其他业务领域，如销售和客户服务。

当企业规模较小，需要管理的交易数量相对较少时，毫无疑问，会计系统和电子表格的使用是有效管理的关键。然而，当业务增长时，使用多个应用程序可能会导致问题，使整个组织的团队成员非常头痛。

基础会计系统的下一步是企业资源规划(ERP)软件，它将业务操作的所有方面集中在一个系统中。ERP软件包括旨在实现不同业务领域自动化的功能，并改善公司内每个人之间的信息流。

通过使具有不同工作角色的人员能够访问和共享准确的、最新的信息，有效协作的可能性大大增加。

这里有六个迹象表明，你的企业可能是时候投资ERP软件了。

1.您已经拥有的软件系统不能相互通信

许多企业使雷竞技投注方法用许多不同的软件系统来管理不同的业务领域，并且随着公司的发展，这种情况经常会扩大。

尽管单个软件系统可能足以管理使用它的部门，但它所包含的信息可能对业务的其余部分是不可见的。

“数据孤岛”在成长型公司中很常见。“数据孤岛”是由于部门使用的软件应用程序只保存与其特定业务运营领域相关的信息而导致的。

就像农场的粮仓里的粮食与外界隔绝一样，“数据仓”仍然在一个部门的控制下，与组织的其他部门隔离开来。
对于作为单一实体运营的企业来说，数据可以在所有部门之间自由流动是至关重要的。

通过投资ERP软件并将所有信息集中在一个地方，“数据孤岛”一下子就被消除了，确保每个人都能访问相同的准确、最新的信息池。

2.财务管理越来越耗时和复杂

随着业务的增长和个人交易数量的增加，确保快速准确地记录这些交易可能变得越来越具有挑战性。只有当你的财务管理团队完全了解所有的收入和支出，而不依赖于其他团队向他们提供这些信息时，有效的簿记和会计才有可能。

例如，如果你的会计团队的一名成员必须反复提醒销售人员提供最新的数据，或者提示买家购买信息，那么有效的财务管理可能会受到阻碍，以至于陷入停滞。

尽管现在大多数企业都有专用的雷竞技投注方法会计软件，但缺乏与财务部门以外使用的应用程序的集成，可能会使准确的会计变得不必要的复杂和耗时。

一个完全集成的ERP系统使财务管理人员的工作更轻松，它自动汇总所有部门的收入和支出信息，更新会计分类账，而不需要额外的数据输入。这意味着，财务经理们拥有他们所需的一切，可以根据英国税务海关总署(HMRC)等第三方组织或内部高级管理人员的要求，出具报告。

3.销售和客户服务受到影响

在企业的早期，产品销售量可能相对较低，库存控制很容易管理。许多公司可以使用会计软件中包含的基本库存管理功能或使用电子表格。

然而，随着销售的增长，潜在的风险是客户需求超过库存，导致客户失望和声誉受损。

销售团队可能正在使用客户关系管理(CRM)系统来记录客户查询和订单。他们在仓库的同事可能使用单独的库存管理系统来维护库存水平的细节并计划购买。采购部门正在使用完全不同的系统。

如果这些系统没有集成，销售部门就不知道有哪些库存可供发运。与此同时，仓库和采购团队不知道订单和货物需要运送给客户的日期。

如果你实施了包括库存控制和CRM功能的ERP软件，你的销售团队可以在向客户和仓库做出承诺之前查看库存水平。采购人员将完全了解需要什么产品、零件或组件以及何时需要。这对于需要管理生产计划以完成订单和满足最后期限的制造公司尤其重要。

如果客户像承诺的那样按时收到订单，他们显然更有可能成为回头客，而不是延迟收到货物。

4.分析有关你公司的信息很困难

有效的商业智能是分析信息以做出明智的决策，但如果你不能首先收集数据，你和你的团队成员就会被蒙在鼓里。如果您需要的信息是由不同的人在多个应用程序中找到的，那么几乎不可能找到。然而，通过在单一存储库中整合和集中所有信息，ERP软件使收集所需数据变得更加容易。

一个复杂的系统还将包括报告功能和数据可视化工具，旨在使您和您的团队更容易分析信息。

5.缺乏对软件的移动访问

现在，关键是您的团队可以访问他们需要管理的软件，并从他们工作的任何地方驱动您的业务。对于需要在移动中访问和更新潜在客户和客户信息的销售人员来说尤其如此。他们关闭新业务和发现追加销售机会的能力是通过访问数据(如库存可用性)以及他们在与客户和潜在客户交谈时实时需要的电子营销抵押品来支持的。

你的高级管理团队也需要在他们不在办公室的时候访问数据——也许当他们在会议之间旅行的时候——方便地访问最新的信息是他们决策的关键。

许多ERP软件开发人员(但不是全部)提供专门为现场工作人员设计的功能，以确保他们随时掌握所需的一切。理想情况下，你应该寻找一个人们可以通过各种不同设备访问的系统，包括智能手机、笔记本电脑和平板电脑。

6.管理IT系统越来越耗时和昂贵

运行多个软件系统是昂贵的，并且会给IT基础设施(包括管理它的人员)带来压力。每年的软件许可证和支持合同的续订是昂贵的，你可能还会发现自己在硬件升级(例如服务器)上花钱，并且不得不雇用更多的IT人员。

减少您使用的软件系统的数量可以释放IT资源，并降低与运行多个解决方案相关的成本。通过采用ERP软件，您可以消除对多个系统，硬件成本和雇用不必要的IT人员的需要。

通讯- 2017年5月

点击在这里阅读我们2017年5月的通讯。

本月的亮点包括:

-我们对勒索软件、安全和云计算的看法。
-一个全新的案例研究-詹姆斯钱伯斯木材商人如何使用Encore来提高业务生产力
-关于英国税务海关总署(HMRC)推迟其税务数字化(MTD)计划的消息
-邀请你参加我们新的焦点小组