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ERP软件如何帮助您的业务实现GDPR合规性

As we reach the end of 2017, you’ll hopefully be well aware that Brexit or not, the EU’s new General Data Protection Regulations (GDPR) will apply in the UK from 25th May 2018. The regulations represent the biggest shake-up in existing personal information protection rules for more than twenty years, and the penalties faced by businesses who fail to achieve compliance, or are found guilty of data breaches are substantial.

英国信息专员办公室（ICO）将有权罚款多达2％的企业全球营业额或高达2000万欧元的罚款。根据NCC集团的分析，如果GDPR法规当时已经制定了，ICO在2016年对英国公司的罚款将是6,900万英镑，而不是880,500英镑。

GDPR的关键方面之一是“设计隐私”以及“默认情况下的隐私”。从本质上讲，公司现在有义务在所有项目的设计阶段以及相关数据过程的生命周期中考虑数据隐私。

在本文中，我们将研究多种方式，其中一家公司在Anagram Systems等Encore等ECORE中掌握其联系人的个人数据可以帮助企业，因为它朝着GDPR遵守方面的努力。如果您是GDPR的新手，我们建议您访问ICO的网站并阅读有关该主题的政策指导文件。

有效的数据安全管理

首先，重要的是要强调一个事实，即GDPR合规本质上不是IT或软件项目，而是更广泛的东西 - 一种法律业务制度，要求企业仔细考虑数据管理，政策和流程。雷竞技投注方法没有任何一块软件能够使企业成为GDPR符合GDPR，但是，操作员使用系统使用系统的方式可以帮助组织制定其内部政策并实现其合规目标。

在GDPR成为法律之前制定内部数据安全策略的重要性不能被夸大。除了任命专门的数据保护官员之外，企业还必须记录其持有的个人数据，来自哪里，持有的时间以及如何共享。雷竞技投注方法为了实现这一目标，许多公司将需要组织信息审核。

很大一部分企业依赖于多个系统和电子表格来管雷竞技投注方法理联系人的个人数据。系统数量越大，管理信息审核的难度就越大。多个系统的使用还增加了数据泄露的风险。

例如，如果销售员使用智能手机，将客户数据存储在火车上，则可能构成违规。同样，如果帐户部门使用的存储棒包含电子表格，其中包括有关供应商的信息的电子表格，这也是一种侵权。如果营销部门未能更新联系记录或如果删除单个请求，则将其完全删除，这也将违反新法规。ICO的网站将为您提供更多示例。

为了使管理审核变得更容易 - 并规范组织内的数据的使用 - 实施像Encore这样的单个ERP系统来存储敏感信息可以帮助降低与使用多个应用程序并列的风险，从而减少发生数据侵权的可能性。

管理人员更容易查看和控制企业中谁可以使用单个系统访问数据。例如，Encore包括数据访问管理功能，以确保数据用户没有未经授权访问与其角色无关的信息。如果将数据存储在不同设备上的多个存储库中，那么很难获得谁正在访问数据，其中有些是企业管理团队可能是看不见的。

简而言之，公司拥有的数据源数量越小，GDPR合规性的越来越容易。

管理同意和“被遗忘的权利”

新法规中最重要的方面之一是同意问题，就营销而言，这具有含义。雷竞技投注方法现在将要求企业获得明确的同意，以联系个人以进行销售和营销目的。公司还必须在要求时删除有关联系人的信息。该法规规定，某人撤回同意必须像授予其同意一样容易。这被称为“被遗忘的权利”。

同意通知需要用简单的英语书写，并准确说明如何使用联系人的详细信息。注意到依靠联系人来取消选中框以达成协议或不同意条款和条件的注意事项，以及包含容易被忽视的小打印的协议也是如此。

此外，企业必须能够证明（如果受到挑战）可以联系联系人。许多企业将雷竞技投注方法需要修改出现在其网站上的同意通知以及他们用于收集数据的任何表格。

Encore包括用于管理联系记录和历史记录的专用客户关系管理（CRM）功能，使用户能够维护所有联系人接触点的审核 - 轨道，包括电子邮件通信以及呼叫和会议的详细信息。同意通知可以从公司的网站下载到系统中。扫描的纸质表格可以上传到Encore中并存储在联系人记录中。

同样，所有通信的细节都与已发送给的个人的细节一起存储，并增加了一层治理和可追溯性。

根据GDPR，所有侵权都需要在发生后72小时内报告给ICO。通过将Encore用作所有联系信息（包括同意通知）的单个中央存储库，公司可以非常快速访问并提供ICO所需的任何信息。

在安全环境中保护数据

就努力遵守GDPR而言，硬件也是要考虑的因素。如果公司仍在使用即将接近生命的计算机操作系统和服务器基础架构，则很高的风险将不受支持。

对于硬件和软件供应商来说，支持当前产品和支持几乎总是为较旧的旧产品撤回，这是实际的。这意味着供应商不再发布补丁程序和更新，以确保其技术安全。

如果软件系统托管在不支持的服务器上，则很容易受到攻击。如果由于软件和数据而遭到损害，ICO很可能会发现一家可疏忽并罚款的公司。

雷竞技投注方法因此，企业需要确保其硬件适合目的，并由其自己的内部IT人员或第三方支持提供者适当地支持。
替代方案 - 对于许多较小的企业来说可能更实用，更实用 - 是迁移到云中，以确保在专业认可和认证的专用数据中心中维护软件系统和数据。雷竞技投注方法许多软件开发人员（例如Anagram Systems）能够为其软件提供安全的托管设施。

GDPR作为商机

尽管实现GDPR合规性似乎似乎很繁重，但实际上，这是企业重新考虑与潜在客户和客户互动的方式的机会。雷竞技投注方法正如直接营销协会（DMA）最近所说：

“英国企雷竞技投注方法业应抓住GDPR作为将其业务转变为以人为本的催化剂。他们应该使用GDPR框架作为与客户建立真实且透明的关系的基础。”

在许多情况下，更好的数据治理还将帮助企业提高对潜在客户和客户的理解。雷竞技投注方法在这方面，GDPR应被视为改善数据驱动营销的商机。

ICO网站地址是：https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-to-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/

制定税收数字 - 总结

2017年7月13日，政府宣布将税收数字化于2019年4月开始，以实现超过增值税门槛（目前为85,000英镑）的企业的增值税目的，并将推迟到至少2020年其他所有业务。雷竞技投注方法

根据拟议的时间表：

•只有超过增值雷竞技投注方法税阈值的企业才能保留数字记录，最初仅出于2019年的增值税目的

•将雷竞技投注方法不会要求企业保留数字记录，或更新HMRC季度的其他税款，直到2020年

这意味着在低于增值税门槛以下的企雷竞技投注方法业和房东将能够选择何时迁移到新的数字系统。

由于HMRC已经需要季度收益，因此在此初始阶段，没有比现在更定期地向他们提供信息。

在被要求雷竞技投注方法保留其他税收记录之前，所有企业和房东将至少有两年的时间适应变更。

HMRC已经开始试行制定税收数字服务，并将继续这样做，并通过各种业务测试服务。雷竞技投注方法

HMRC将在今年年底之前开始为企业（MTDFB）进行税收数字税，从小规模的私人测试开始，然后是更雷竞技投注方法广泛的，随后是一个更广泛的现场飞行员，从2018年春季开始。year of testing before any businesses are mandated to use HMRC’s new system.

制作税收数字和再演

作为业务应用程序软件开发人员协会（BASDA）的成员，我们正在密切监视所有MTD开发，以确保一旦推出服务，Encore将使我们的客户以所需的格式向HMRC提交信息。

请联系我们，如果您有任何疑问。

木材交易期刊文章 - 技术的变革力量

最近，我们被邀请为《木材交易》杂志撰写有关技术的变革力量的文章。该文章的重点是使较小的业务（在这种情况下为木材商人）与更大的竞争对手竞争的技术。

近年来，设立配备购物车功能的网站的成本已经下降，集成了CRM和ERP软件等前后系统的价格。一些网络平台（例如Magento的社区版本）是免费的……电子商务比以往任何时候都更小。

智能手机使用的无处不在，也是人们在购买产品之前如何研究产品的游戏规则改变者，这也涵盖了作品。点击这里阅读全文。

新划船商业文章

我们很高兴Boating Business杂志发表了一篇有关我们的文章，该文章谈论了我们的一位客户（Norfolk Marine）通过使用Encore看到的业务利益。

要阅读文章，请单击这里：

如果您想阅读更详细的案例研究，请发送电子邮件：nick.hardy@raybet网页anagramsystems.co.uk

您的业​​务需要ERP软件的六个迹象

随着业务的增长，行政工作量不可避免的是增加。除非尽早实施用于管理交易和信息的适当流程，否则人员会有不知所措的风险。结果，裂缝可能会出现，尽管每个人的最佳意图，但企业仍会遭受损失。这是一家快速发展的公司成为其成功的受害者的古老格言。

如今，大多数公司将投资会计软件以使原本耗时的手动财务管理自动化，并将这些系统与电子表格一起使用，以管理其他运营领域，例如销售和客户服务。

当企业很少并且需要管理的交易数量相对较低时，毫无疑问，使用会计系统和电子表格是有效管理的关键。但是，当业务增长的时候，使用多个应用程序会导致问题成为整个组织的团队成员的主要头痛。

基本会计系统的下一步是企业资源计划（ERP）软件，它集中了单个系统中业务运营的所有方面。ERP软件包括旨在自动化不同业务领域并改善公司内每个人之间信息流的功能。

通过使具有不同工作角色的人员访问和共享准确的最新信息，有效协作的可能性大大增加了。

这是六个迹象，表明您的业务可能是时候投资ERP软件了……

1.您已经拥有的软件系统不会互相交谈

许多企业使雷竞技投注方法用许多不同的软件系统来管理不同的操作领域，随着公司的发展，这经常扩展。

尽管单个软件系统可能足以管理使用该部门使用的部门，但其余业务可能是看不见的。

在成长中的公司中，“数据孤岛”（由于部门使用软件应用程序的部门使用，这些孤岛都使用的软件应用程序出现，而这些信息仅与其特定的业务运营相关。

就像农场上的孤岛中的谷物与外部元素关闭一样，“数据孤岛”仍在一个部门的控制之下，并与组织的其他成员隔离。
要使企业作为一个实体运营，必须在所有部门周围自由流动数据。

通过投资ERP软件并将所有信息放在一个地方，“数据筒仓”将在中风中消除，以确保每个人都可以访问相同的准确，最新信息。

2.财务管理越来越耗时且复杂

随着业务的增长和个人交易的数量的增加，确保快速准确记录这些交易可能会变得越来越具有挑战性。只有在您的财务管理团队对所有收入和支出都有完全的可见性，并且不依赖其他团队来向他们提供此信息时，才有有效的簿记和会计。

例如，如果您的帐户团队的成员必须反复提醒销售人员提供最新的数据，或者提示购买者获取有关购买的信息，则可以阻止有效的财务管理，以至于陷入困境。

尽管这些天大多数企业都拥有专雷竞技投注方法用的会计软件，但是与财务部以外的应用程序缺乏集成可以使准确的会计不必要地复杂且耗时。

完全集成的ERP系统通过自动将有关所有部门的收入和支出的信息汇总在一起，更新会计分类帐，而无需其他数据输入，可以使金融管理人员的生活更加轻松。这意味着财务经理拥有第三方组织（例如HMRC或内部由高级管理人员）所需的报告所需的一切。

3.销售和客户服务正在受苦

在企业的早期，当产品销售量可能相对较低时，股票控制易于管理。许多公司可以通过会计软件中包含的基本股票管理功能或使用电子表格来掌握。

但是，随着销售的增长，客户需求的潜在风险大于股票的可用性，从而导致客户失望和声誉受损。

销售团队可能会使用客户关系管理（CRM）系统记录客户查询和订单。他们在仓库中的同事可能正在使用单独的库存管理系统来维护库存水平和计划购买的详细信息。采购部门正在完全使用不同的系统。

如果这些系统未集成，销售部门将不知道可以发货的库存。同时，仓库和采购团队不知道订单，以及需要将商品运送到客户的日期。

如果您实现包括股票控制和CRM功能的ERP软件，则您的销售团队可以在向客户和仓库做出承诺之前查看库存水平。采购人员将完全了解需要哪些产品，零件或组件。这对于需要管理生产计划才能履行订单和完成截止日期的制造公司尤其重要。

如果客户按照承诺按时收到订单，那么与延迟收到货物相比，他们显然更有可能成为重复业务的来源。

4.很难分析有关您业务的信息

有效的商业智能就是分析信息以做出明智的决定，但是如果您首先无法收集数据，那么您和您的团队成员将保持在黑暗中。如果您需要的信息是由多个应用程序中的不同人员找到的，则几乎找不到。但是，通过将所有信息巩固和集中在一个存储库中，ERP软件使收集所需的数据变得更加容易。

复杂的系统还将包括报告功能和数据可视化工具，旨在使您和您的团队更容易分析信息。

5.缺乏移动访问软件

如今，您的团队可以访问他们所需的软件，以管理和推动您的业务从任何地方进行。对于需要能够在搬家时需要访问和更新潜在客户和帐户信息的销售人员尤其如此。访问数据（例如股票的可用性）以及电子营销抵押品的基础，他们在与客户和潜在客户交谈时，他们需要实时需要的数据（例如股票可用性）以及电子营销抵押品。

您的高级管理团队在办公室外（也许在两次会议之间旅行时）时还需要访问数据 - 轻松访问最新信息是他们决策的关键。

许多ERP软件开发人员（但不是全部）提供专门为现场工作人员设计的功能，以确保他们触手可及的一切。理想情况下，您应该寻找一个可以通过智能手机，笔记本电脑和平板电脑在内的各种设备来访问的系统。

6.管理IT系统越来越耗时且昂贵

运行多个软件系统很昂贵，并给您的IT基础架构带来了压力，包括管理它的人。年度软件许可证和支持合同续订的成本很高，您可能还会发现自己在硬件升级（例如服务器）上花费了钱，并且必须雇用更多的IT员工。

减少使用Free IT资源的软件系统数量，并降低与运行多个解决方案相关的成本。通过采用ERP软件，您可以消除对多个系统，硬件成本以及雇用更多IT员工的需求。

新闻通讯 - 2017年5月

点击这里阅读我们2017年5月的新闻通讯。

本月的亮点包括：

- 我们对勒索软件，安全和云计算的想法。
- 一个全新的案例研究 - 詹姆斯·钱伯斯木材商人如何利用Encore提高业务生产力
- 有关HMRC推迟其制定税数字（MTD）计划的新闻
- 参加我们的新焦点小组之一的邀请